As melhores práticas para captar recursos com eventos online são essenciais para transformar esses momentos em verdadeiras oportunidades de arrecadação.
A organização de eventos virtuais, como lives e webinars, tem se mostrado uma estratégia eficaz para engajar o público e atrair doações, especialmente quando as ações são bem planejadas e executadas.
No entanto, para garantir o sucesso, é fundamental seguir práticas que potencializam os resultados e proporcionam uma experiência positiva para os participantes.
Se você quer saber como planejar, promover e executar eventos online de forma eficiente, continue a leitura e descubra todas as fases e estratégias essenciais para captar mais recursos e engajar seu público com sucesso.
Planejamento detalhado e resultados reais
O primeiro passo para garantir o sucesso do seu evento online é estabelecer uma meta de arrecadação clara e bem definida.
Para isso, é fundamental ter uma compreensão profunda do público que você deseja atingir, bem como da sua base de doadores atual e do número de novos doadores que se espera alcançar.
Para obter esse conhecimento, o CRM é uma ferramenta extremamente útil. Ele te ajuda a centralizar e analisar dados sobre os doadores, trazendo uma visão mais clara e detalhada das suas preferências e comportamentos.
Essa clareza ajuda na definição de objetivos para o seu evento baseados em dados concretos e expectativas bem fundamentadas.
Após a definição da meta, você deve prosseguir com o detalhamento de todas as atividades que envolvem o evento, organizando-as por fases para garantir uma execução eficiente.
Assim, podemos considerar que o planejamento do seu evento irá passar por quatro fases: preparação, promoção, execução e avaliação.
Vamos entender as atividades que envolvem cada fase.
Preparação
Seu evento online começa muito antes da data marcada.
Ao investir tempo no detalhamento das atividades, você reduz os riscos de falhas técnicas, confusões na programação e erros na execução.
Essa preparação cuidadosa garante que o evento transcorra de maneira fluida, oferecendo uma experiência mais profissional e envolvente para o público.
Como resultado, você não só melhora a percepção do evento, mas também aumenta as chances de receber mais doações para a sua causa.
Passos essenciais para a preparação inicial do evento:
- Definir o tema do evento e o formato (webinar, shows, leilões online, etc.).
- Selecionar e configurar a plataforma de transmissão adequada ao formato do evento.
- Organizar todos os aspectos técnicos, como equipamentos de áudio e vídeo, iluminação e conexão com a internet.
- Selecionar apresentadores e anfitriões que se alinhem com o tema e o formato do evento.
- Criar o roteiro do evento, incluindo apresentações e atividades.
- Desenvolver os materiais visuais e audiovisuais (slides, vídeos, gráficos) com base no roteiro.
- Criar uma página de doação dedicada para receber os doadores e facilitar a arrecadação de fundos.
- Planejar a divulgação da página, QR Codes para incluir na transmissão e links de compartilhamento.
- Agendar e realizar testes técnicos para garantir que tudo funcione conforme o esperado.
- Treinar a equipe para assegurar que todos estejam preparados para suas funções durante o evento.
Com a solução da Trackmob, você pode criar uma página de doação totalmente personalizada para o seu evento, incluindo textos cativantes, imagens, depoimentos e vídeos para atrair os doadores.
Também é possível adicionar uma barra de progresso para estimular mais contribuições e um formulário simplificado para facilitar o processo de doação.
Dessa forma, durante a transmissão do evento, você pode compartilhar o QR Code ou o link da página com a sua audiência.
Promoção
Promoção é o conjunto de atividades e comunicações projetadas para divulgar um evento, engajar o público e estimular a participação.
Para garantir que essa estratégia seja bem-sucedida, você deve definir as ações que serão realizadas antes, durante e após o evento.
Antes do evento
- Criar um plano detalhado que defina os canais e táticas para atingir seu público-alvo.
- Estabelecer objetivos claros e métricas para avaliar o desempenho da promoção.
- Elaborar anúncios, banners, posts para redes sociais, e-mails marketing e outros materiais promocionais se certificando de que o conteúdo seja cativante e alinhado com a identidade do evento.
- Planejar e construir réguas de comunicação com o envio de avisos do evento, atualizações, novidades, confirmações de inscrição e lembretes, para manter seu público engajado e informado.
- Lançar campanhas pagas em redes sociais e Google Ads, segmentando seu público para atingir as pessoas certas.
- Selecionar influenciadores, empresas e organizações que possam promover o evento e ampliar sua visibilidade.
Durante o evento
Durante o evento, você deve compartilhar atualizações em tempo real utilizando as redes sociais, WhatsApp, SMS e outros canais.
Lembre-se de não sobrecarregar a audiência com mensagens em excesso.
Pós-evento
As ações envolvem o envio de e-mails de agradecimento, compartilhamento de resumos, fotos e feedbacks para fortalecer o relacionamento com todos que se envolveram com o evento, desde doadores até participantes e parceiros.
Esse cuidado mantém a comunidade engajada e disposta a apoiar futuras iniciativas.
Com um CRM, sua ONG pode criar réguas de comunicação automatizadas, reduzindo significativamente o tempo e esforço necessários para gerenciar a comunicação com o público e garantir que as mensagens sejam enviadas no momento certo.
Isso é crucial para manter a base de contatos engajada e informada, desde os avisos iniciais até os lembretes finais do evento.
Além disso, soluções que integram os principais canais de comunicação, como e-mail, SMS, WhatsApp e telefone, permitem que você se conecte com seu público pelos meios que eles preferem.
Execução
A execução do evento online envolve a coordenação detalhada das atividades planejadas para garantir que tudo ocorra conforme o previsto.
No dia do evento, você deve verificar se todos os aspectos técnicos estão funcionando perfeitamente. Isso inclui a configuração dos equipamentos de áudio e vídeo, verificação da conexão com a internet e ajuste de iluminação.
Outra ação essencial é manter uma comunicação constante entre todos os envolvidos, assegurando que o cronograma e um roteiro sejam seguidos e que qualquer problema seja resolvido rapidamente.
Por fim, a equipe deve monitorar a participação do público e interagir com os participantes para manter o engajamento e conquistar doações para a causa.
Avaliação
Após o término do evento, é importante coletar e analisar dados sobre a participação, o engajamento do público e o desempenho das campanhas promocionais que foram realizadas.
Recolher feedback dos participantes e da equipe também ajudará a entender o que funcionou bem e o que pode ser aprimorado.
Por fim, revisar o cumprimento das metas de arrecadação e comparar os resultados com as expectativas estabelecidas é parte essencial desse processo. A análise pode oferecer insights valiosos para ajustar estratégias e otimizar futuros eventos.
A inteligência de dados da Trackmob permite que sua organização obtenha uma visão aprofundada dos resultados do evento.
Com dashboards interativos, você monitora o desempenho das doações em tempo real, acompanhando a evolução das contribuições e analisando dados com base no perfil dos doadores e nos meios de pagamento utilizados.
Esses recursos ajudam a identificar tendências e áreas de melhoria, permitindo ajustes e otimizações para futuros eventos online.
Exemplos de conteúdo para manter a audiência engajada
Manter a atenção do público durante uma transmissão ao vivo é um dos maiores desafios para organizações que buscam captar recursos com eventos online. Por isso, destacamos alguns conteúdos que podem ser usados para engajar e fidelizar a audiência.
Sessões interativas ao vivo
Encoraje a participação do público com sessões de perguntas e respostas, enquetes ao vivo e comentários.
Isso cria uma sensação de comunidade e pertencimento, além de dar voz aos participantes, fazendo com que se sintam parte do evento.
Conteúdo exclusivo e valioso
Ofereça acesso a palestras exclusivas, workshops ou materiais ricos ao vivo que não estão disponíveis em outros lugares.
O valor percebido desse conteúdo pode motivar os espectadores a permanecerem na transmissão e a contribuir com doações.
Histórias de impacto
Compartilhe histórias inspiradoras do impacto da causa ou casos de sucesso diretamente relacionados à sua organização. Isso ajuda a conectar emocionalmente a audiência com o propósito do evento, incentivando a doação.
Apresentações de artistas ou influenciadores
Convidar figuras públicas ou influenciadores relevantes para se apresentarem durante o evento pode atrair uma audiência maior e mais diversificada.
A presença de artistas ou celebridades que apoiam a causa também pode aumentar a credibilidade e o alcance do evento.
Gamificação e competição
Insira elementos de gamificação, como desafios, metas de doação em tempo real, ou até mesmo competições entre doadores.
Oferecer prêmios ou reconhecimentos públicos pode estimular a participação e o envolvimento da audiência.
Conteúdo visual atraente
Utilize gráficos, infográficos e vídeos curtos para ilustrar pontos-chave e manter a apresentação dinâmica. O uso de visualizações de dados, como barras de progresso de doações em tempo real, pode ajudar a manter o foco do público.
Ofertas exclusivas e benefícios para doadores
Crie incentivos para doações, como acesso exclusivo a conteúdo adicional, brindes personalizados ou reconhecimento público. Esses benefícios podem aumentar a motivação para contribuir.
Cada uma dessas ideias pode ser adaptada e integrada no seu evento online para garantir que a audiência permaneça engajada e esteja mais inclinada a apoiar a causa promovida.
6 desafios de captar recursos com eventos online
Embora os eventos online ofereçam excelentes oportunidades para arrecadação de fundos, muitas organizações ainda enfrentam desafios na sua implementação e na obtenção de resultados eficazes.
A captação de recursos é sempre um desafio, independentemente do canal utilizado, e os eventos online não são uma exceção.
Por isso, entender os desafios potenciais é fundamental para minimizar riscos e preparar sua organização de maneira adequada.
Vamos explorar alguns desses desafios!
1. Promoção e divulgação
Em um ambiente saturado de conteúdo online, é essencial promover o evento de forma eficaz para garantir que ele alcance o público-alvo desejado. A competição por atenção nas plataformas digitais é intensa, e sem uma promoção adequada, o evento pode passar despercebido.
2. Experiência do participante
A experiência do participante pode variar dependendo da plataforma usada e da organização do evento. Aspectos como a facilidade de navegação, a qualidade da interação durante o evento e a disponibilidade de suporte técnico são essenciais para assegurar uma experiência fluida e positiva.
3. Problemas técnicos e conectividade
Eventos online ao vivo dependem fortemente da tecnologia, e problemas técnicos como falhas na transmissão, baixa qualidade de áudio e vídeo, e conexões instáveis comprometem a experiência da audiência, causando frustrações e abandono do evento.
Dessa forma, a captação de recursos da organização é prejudicada, e os esforços para engajar e reter o público se tornam menos eficazes.
4. Atenção da audiência
Manter a atenção dos participantes durante um evento transmitido ao vivo é desafiador, porque a organização não tem controle sobre o ambiente em que eles estão.
Cada pessoa pode estar acompanhando a live em locais com diversas distrações, como suas casas, trabalho ou em algum meio de transporte.
Além disso, a atenção deles pode estar dividida entre várias atividades, o que dificulta manter o foco total no evento.
Assim, sem a interação direta e a energia de um encontro presencial, é mais fácil para eles se distraírem e perderem o interesse de contribuir para a causa.
5. Gestão de doações em tempo real
A gestão eficiente das doações em eventos online depende de uma plataforma que processe as transações de forma segura e sem interrupções.
Outro desafio significativo é garantir que a plataforma forneça atualizações em tempo real sobre o progresso da arrecadação e permita a visualização imediata das contribuições.
Manter essas funcionalidades operacionais e sem falhas é crucial para manter o engajamento e estimular mais doações durante o evento.
6. Segurança e privacidade
Garantir a segurança e a privacidade dos participantes é fundamental em eventos online.
Medidas rigorosas devem ser adotadas para proteger dados pessoais e informações sensíveis, incluindo o uso de plataformas seguras, criptografia de dados e autenticação forte.
Além disso, é essencial que os sistemas de pagamento sejam confiáveis e estejam em conformidade com as normas de proteção de dados, a fim de evitar fraudes e proteger informações financeiras.
O que você precisa para realizar seu evento online com sucesso?
Realizar um evento online de captação de recursos com sucesso envolve muito mais do que uma boa execução técnica e uma divulgação eficiente.
É necessário contar com ferramentas e soluções que potencializam todo o processo, desde o planejamento até a avaliação final. A Trackmob se destaca como a solução ideal para organizações do terceiro setor que buscam otimizar seus eventos e maximizar suas arrecadações.
Com a Trackmob, você tem à disposição uma plataforma completa e integrada que facilita desde a criação de páginas de doação personalizadas até o monitoramento em tempo real das contribuições, além de oferecer relatórios detalhados para análise de desempenho.
Essa inteligência de dados ajuda sua organização a captar recursos de forma mais estratégica e eficaz. Aposte na Trackmob e leve sua captação de recursos a um novo patamar!
