Planejamento completo para o fim de ano em 5 etapas

O fim de ano está chegando! O Dia de Doar, o Natal, o 13º e o Imposto de Renda são ótimas chances para aumentar a arrecadação na sua organização.

A sua OSC já está pronta para as oportunidades dessa época do ano? Para aproveitá-las da melhor forma, é necessário ter um planejamento completo. Neste texto, elencamos as etapas para a preparação da sua campanha para o fim de ano. 

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1. Inspire-se e colete ideias

A primeira etapa para planejar sua campanha de fim de ano é coletar ideias. Se você ainda não começou a ideação para essa data na sua organização, veja alguns caminhos que pode seguir:

Reveja seu planejamento do ano passado: 

Se você fez uma campanha no fim do ano passado, esse é um bom ponto de partida para idealizar as ações deste ano. Revisite sua estratégia, seu planejamento e seus resultados. 

Observe os pontos positivos e negativos, relacionando os resultados de captação com as estratégias utilizadas. Reúna também os dados sobre as mensagens enviadas, das peças de divulgação, das parcerias e dos investimentos. A partir daí, você pode ter ideias de como realizar uma nova campanha.

Por outro lado, se você obteve bons resultados no ano passado, é uma possibilidade aproveitar os materiais desenvolvidos na campanha anterior. Com pequenas adaptações na estratégia, sua organização pode repetir ou até ampliar o sucesso do ano passado.

Reúna o time e faça um brainstorming

Se não houve uma campanha para o fim do ano passado ou mesmo se você deseja criar uma campanha completamente nova, o primeiro passo é reunir ideias com o time.

Convoque sua equipe de comunicação, marketing, design e captação de recursos  para realizar um brainstorming. Essa prática ajuda a levantar ideias e hipóteses para definir o caminho de construção do projeto.

É importante que todos os participantes tenham clareza do objetivo da prática. Desta forma, as ideias surgirão alinhadas com o propósito inicial. 

Ferramentas de organização visual

Você pode utilizar ferramentas de organização visual para direcionar a prática. Algumas oferecem alguns layouts para nortear o brainstorming que ajudam muito na prática, principalmente de forma remota. Confira algumas das opções gratuitas disponíveis:

• MIRO
• Lucidspark
• MURAL
• MindMeister
• IdeaBoardz

Inspire-se em campanhas de sucesso

Depois de revisar o seu planejamento do ano anterior e realizar um brainstorming com a equipe, você pode buscar inspirações em campanhas de sucesso.

Inspire-se em campanhas de organizações com atuação similar à sua, seja em relação à causa, à forma de atuação ou à estratégia. Com isso, faça o mesmo exercício que sugerimos na revisão do seu planejamento para o ano anterior: identifique os pontos positivos e negativos e reúna as ideias de como planejar a sua campanha.

Outra possibilidade é buscar inspirações internacionais. Compreendendo como as campanhas conseguiram sucesso, você busca adaptar a estratégia e o planejamento para a realidade da sua organização e do nosso país. 

Aqui, no blog da Track, temos dois estudos de caso de campanhas para o Dia de Doar que podem te inspirar. Confira:

• A campanha do Dia de Doar triplicou as doações desta ONG. Saiba como
• Voluntariado também doa? Confira como a TETO conseguiu doações com sua rede

Com os insights obtidos nessa etapa de inspiração, é hora de colocar as ideias em prática.

2. Planeje a estratégia da campanha

A partir das ideias e insights obtidos, o segundo passo é definir a estratégia da campanha. Ao definir o planejamento de uma campanha pontual, é importante pensá-la de forma integrada à sua estratégia de captação de recursos.

Escolha uma temática

Definir a temática da campanha é planejar a mensagem que será transmitida aos doadores, aos beneficiários e até mesmo às pessoas da sua organização.

Um bom tema para sua campanha de fim de ano terá os seguintes atributos:. 

1. Original: transmitir originalidade; diferenciar-se de campanhas de outras organizações;
2. Desperta curiosidade: faz os doadores buscarem mais informações sobre o impacto da organização;
3. Mensagem curta e simples: o tema central pode ser explicado com poucas palavras; todas as pessoas compreendem facilmente o fundamento da campanha;
4. Orienta uma ação: orienta a doação e porque ela é necessária; demonstra urgência e/ou relevância da ação de doar;
5. Cumpre um objetivo: há uma clara proposta de resolução para um problema; cumpre algum objetivo da organização;
6. Coerente com a organização: a temática é coerente com a atuação da OSC; segue o posicionamento estratégico da organização

Com esses atributos, o time de comunicação e design conseguem criar uma narrativa para sua campanha e uma identidade visual. Para construir o tema, você pode criar uma história utilizando storytelling. Um bom tema é contado com uma boa história que desperta as emoções certas!

Outra dica é criar uma hashtag para identificar o tema da sua campanha e espalhar pelas redes sociais. Isso faz com que as pessoas falem sobre a temática e procurem mais sobre o assunto, o que pode fortalecer a história da sua campanha e alcançar mais doadores.

Defina os canais de arrecadação

A partir do o tema escolhido para a campanha, o próximo passo é definir qual será o canal principal de arrecadação.

Um tipo comumente utilizado, por exemplo, para o Dia de Doar, é o financiamento coletivo, também conhecido como crowdfunding. Esse é um tipo de campanha que funciona muito bem para utilizar a tática do storytelling. É também um formato simples: o fundamento da campanha é uma página de doação atraente que conte uma história que transmite bem a temática. Outra vantagem é que essa campanha é feita 100% online, e você pode converter doadores online em grandes doadores.

No entanto, há outros tipos de campanha que podem funcionar bem para arrecadar offline. Alguns exemplos são:

1. Evento beneficente
2. Mala Direta
3. F2F

É importante lembrar que cada um desses tipos de campanha pode contribuir para a sua captação no fim de ano. Mas isso não impede de realizar uma ação que utilize diversos canais a mesma linha temática pode ser utilizada em todos eles.

Por isso, lembre-se que definir os canais de arrecadação de forma integrada à sua estratégia de captação de recursos amplia os resultados.

Estratégia de comunicação

Vamos para a próxima definição estratégica: a comunicação.

Aqui, essas definições feitas anteriormente serão fundamentais. É preciso levar em consideração que os aspectos centrais da temática precisam estar presentes em todas as comunicações da campanha. 

Para chegar às melhores estratégias, também é importante observar os resultados das suas campanhas anteriores e buscar referências. Assim, você pode obter insights sobre quais canais têm a menor e maior taxa de conversão. 

Uma estratégia de comunicação efetiva para sua campanha terá os seguintes elementos:

1. Utiliza os canais de comunicação adequados: as mensagens são enviadas prioritariamente através dos canais que possuem mais efetividade para a organização;
2. Coerente com a sua Brand Persona: o planejamento da comunicação da campanha é coerente com a persona da sua organização;
3. Foca na persona do doador: as comunicações são criadas de acordo com o Donor Persona da organização, focando no perfil ideal do doador;
4. Define metas e objetivos inteligentes: de acordo com os canais utilizados, seu planejamento deve possuir metas específicas para a comunicação (por exemplo: taxa de abertura dos e-mails, taxa de conversão, número de leads). As metas precisam ser específicas, mensuráveis, alcançáveis e bem fundamentadas;
5. Comunica a temática da campanha: todos os textos, desde a página de doação até as mensagens de agradecimento, devem comunicar a temática da campanha;
6. Utiliza réguas de relacionamento: possui sequências de mensagens para cada etapa da jornada do doador, automatizadas com réguas de relacionamento.

Vale lembrar que é essencial tangibilizar o impacto das doações. No seu plano de comunicação, insira mensagens para divulgar quais ações serão viabilizadas por meio daquela arrecadação e o direcionamento dos recursos. Isso irá aumentar o engajamento deles com a organização e facilitar a conversão de doadores únicos da campanha em apoiadores recorrentes.

Estratégia de divulgação

A última etapa do planejamento estratégico da campanha é a divulgação. Está totalmente relacionada à estratégia de comunicação, portanto, essas etapas precisam ser planejadas de forma conjunta.

A divulgação da campanha em canais orgânicos (não pagos) pode trazer ótimos resultados. Elenque os principais canais que os doadores utilizam (redes sociais, e-mail, whatsapp) e planeje as peças de comunicação para divulgação orgânica.

Essas peças podem ser amplamente divulgadas na própria rede da organização, além da propagação pelos colaboradores e voluntários.

Por outro lado, traçar uma estratégia de divulgação paga pode alavancar o alcance da campanha. Você pode utilizar as peças das redes sociais que tiverem maior interação e impulsioná-las com, por exemplo, o Facebook Ads.

No geral, o investimento em peças específicas para a sua campanha de fim de ano é a estratégia mais recomendada. No entanto, se sua organização já trabalha com outras formas de mídia patrocinada, pode integrar essa estratégia à divulgação da sua campanha.

3. Planeje o orçamento e investimento na campanha

O investimento inicial da campanha pode ser planejado antes mesmo das definições estratégicas. No entanto, após essa etapa, você terá uma maior clareza de como direcionar os recursos investidos na campanha.

O primeiro fator para definir um orçamento é a prioridade encontrada na etapa de planejamento da divulgação. Como mostramos no exemplo acima, o investimento em impulsionamento de posts em redes sociais pode ser uma forma efetiva de divulgação. 

No entanto, há outras opções para investir na divulgação da campanha. Muitas organizações utilizam formas de divulgação offline, como panfleto e outdoor. Se a campanha for veiculada em um evento, por exemplo, direcionar uma parte do orçamento para essas peças pode trazer bons resultados.

Além da divulgação, o orçamento também inclui quaisquer serviços pagos pela organização para criação da campanha. O investimento em tecnologia, por exemplo, é fundamental para a gestão dos doadores. 

4. Defina as metas e acompanhe os resultados

Após a definição estratégica e do orçamento, é hora de definir as metas de arrecadação da campanha. Para cada canal, sua organização deve ter uma clareza de quantas doações irá conseguir.

A definição das metas também deve ser pensada de acordo com a estratégia geral de captação de recursos. Trace objetivos realistas e palpáveis para a arrecadação da campanha e compartilhe-os com todo o time. Não se esqueça que uma boa meta deve seguir a metodologia SMART. Ela se baseia em 5 fatores para conseguir alcançar objetivos estratégicos: S (Específica), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal). Portanto, a meta deve ser detalhada, deve ser possível medi-la, ter um prazo para início e final, ser relevante para o objetivo da OSC e levar em consideração a realidade da organização.

O acompanhamento dos resultados pode parecer uma etapa posterior à campanha. No entanto, é uma etapa que precisa ser planejada. Quanto mais clareza dos resultados você tiver durante a campanha, mais facilmente conseguirá realizar ajustes no seu planejamento.

Por isso, monitorar os resultados durante a campanha é fundamental. Avaliar o sucesso das estratégias e compartilhá-lo com as pessoas envolvidas irá ajudar a determinar ações para ajustar alguma etapa do plano. Isso também facilitará o planejamento das próximas campanhas.

É importante lembrar que o resultado da campanha não é composto apenas pelas doações. É essencial acompanhar indicadores como a taxa de efetividade e a taxa de conversão, além de outras informações que podem ser obtidas com uma tecnologia especializada para o Terceiro Setor.

Quer saber como a Trackmob te ajuda nessa missão?

5. Parta para a ação!

Após coletar ideias, planejar a estratégia e o orçamento da campanha, sua organização está pronta para agir! É hora de criar a sua página de doação, as peças de comunicação e preparar sua organização para uma campanha de sucesso. 

Realize uma reunião com os times envolvidos –  comunicação, marketing, design e captação de recursos. Relembre as ideias que surgiram no brainstorming e apresente o planejamento final da campanha, estando sempre aberto a sugestões e melhorias. Com isso, cada time terá o direcionamento para construir o projeto de forma aliada.